Comité de consultation des clients

Le Tribunal a mis sur pied un Comité de consultation des clients (CCC) afin de solliciter les avis des parties intéressées sur les processus, les pratiques, les politiques et les règles touchant aux questions de procédure qui lui sont soumises.

Voici le mandat du Comité.

Objet du mandat

Le Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (le Tribunal) a constitué un Comité de consultation des clients (CCC) pour appuyer ses efforts d’amélioration de l’efficience et de l’efficacité de l’administration et de la gestion des cas qui lui sont soumis dans le cadre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.
Les présentes conditions définissent le mandat du Comité, son mode de fonctionnement, sa composition, ses devoirs et ses responsabilités, et ses obligations en matière de reddition de comptes.

Mandat

Par l’instauration du CCC, le Tribunal entend solliciter les avis des parties intéressées sur les processus, les pratiques et les règles, dans la mesure où ceux-ci touchent aux questions de procédure qui lui sont soumises.
Le CCC n’est pas un forum de discussion sur le bien-fondé de cas particuliers. Les questions à débattre devraient être d’intérêt général ou porter sur les procédures du Tribunal, comme les Règles de procédure, les directives, les échéances et les conférences préparatoires à l’audience. Les discussions peuvent contribuer à trouver des solutions à des problèmes précis d’ordre procédural ou à établir les tendances et les pratiques exemplaires.

Composition

Le CCC est composé des personnes suivantes :

• Le/la président(e) , la Registraire du Tribunal, l’avocat principal du Tribunal et, au besoin, des représentants choisis du Tribunal;
• un représentant des organisations suivantes :
• l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC);
• l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC);
• l’Association canadienne des employés professionnels (ACEP);
• le ministère de la Justice (Secrétariat du Conseil du Trésor);
• le ministère de la Justice (GRC);
• la Gendarmerie royale du Canada (Bureau de l'éthique professionnelle );
• le Commissariat à l’intégrité du secteur public;
• l’Association professionnelle des cadres supérieures de la fonction publique du Canada (APEX);
• un représentant ou d’autres parties concernées qui souhaiteraient formuler des commentaires sur les procédures et les pratiques du Tribunal.

Les représentants suivants ont indiqué qu’ils n’assisteront pas de manière générale aux réunions, mais qu’ils demanderont à obtenir du CCC tous les ordres du jour, les procès-verbaux, les documents de consultation et autres matériels :

• l’Association des juristes du ministère de la Justice;

Tenue des réunions

Le CCC devrait normalement se réunir au moins  une fois par année. Des réunions supplémentaires à la demande du/de la président(e) ou suite à une demande d'un membre peuvent être tenues pour des questions urgentes.

Si un membre ne peut assister à une réunion, il peut se faire remplacer, mais il doit donner un préavis suffisant au/à la président(e).
Les dépenses qu’engage un membre en raison de sa participation au CCC sont de sa responsabilité.
Le/la président(e) peut inviter des personnes externes au CCC.
Les membres peuvent aussi inviter des personnes externes au CCC avec l’accord préalable du/de la président(e).

Ordres du jour et procès-verbaux

Le/la président(e) établit l’ordre du jour des réunions. 
Au moins un mois avant la date fixée pour la tenue de la réunion, les membres du CCC sont invités à suggérer des points à ajouter à l’ordre du jour.
Afin de favoriser des discussions productives, l’ordre du jour proposé est transmis à tous les membres au moins 10 jours avant la réunion et les discussions ne doivent porter que sur les points figurant à l’ordre du jour de cette réunion. 
À la réunion, le/la président(e) peut, à sa discrétion, ajouter des points à l’ordre du jour pour permettre de régler toute question de dernière minute qui pourrait se poser.
Un point est prévu à l’ordre du jour sur l’approbation du procès-verbal, au début de chaque réunion.
L’ébauche du procès-verbal est transmise dans un délai d’un mois après chaque réunion.
Les membres reçoivent les versions définitives et approuvées des procès-verbaux.

Soutien administratif

Le Tribunal assure un soutien administratif et rend compte à un niveau général des questions abordées aux réunions du CCC et de toute mesure comme les avis à donner sur les changements aux pratiques du Tribunal suite aux commentaires formulés par le CCC.

Discussion aux séances du comité et maintien de la confidentialité

Afin que le CCC puisse fonctionner dans une atmosphère de franchise, les membres du comité assurent une confidentialité et une discrétion raisonnables concernant les discussions du comité. 
Les membres peuvent communiquer des éléments d’information et de discussion générale à leur communauté plus large, comme le Conseil national mixte, le Secrétariat du Conseil du Trésor, la GRC et le ministère de la Justice.

Évaluation

Le mandat du CCC fait l’objet d’une révision annuelle lors de la rencontre du comité.

Entrée en vigueur

 Le présent mandat entre en vigueur le 20 novembre 2017.

Le mandat du Comité est également disponible en format PDF.

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Date modifiée :

2018-07-23