Énoncé sur la médiation et les conférences de règlement

Cet énoncé ainsi que les formulaires connexes suivants, présente la politique du Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs quant à l'existence d'un processus de médiation volontaire auquel on peut recourir, si cela est indiqué, afin de tenter de régler une plainte en matière de représailles sans qu'il soit nécessaire de tenir une audience.

énoncé sur la médiation et les conférences de règlement

Formulaires connexes complémentant l'énoncé sur la médiation et les conférences de règlement.

Convention de médiation

Consentement à la médiation lors d’une audience du tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (TPFD)

Convention sur les modalités de la conférence de règlement

Protocole d’entente (médiation)

Le présent énoncé présente la politique du Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs quant à l’existence d’un processus de médiation volontaire auquel on peut recourir, si cela est indiqué, afin de tenter de régler une plainte en matière de représailles sans qu’il soit nécessaire de tenir une audience.

Table des matières

• Introduction
• La médiation facilitante et les conférences de règlement
  • La médiation facilitante
  • Les conférences de règlement
• Les exigences communes de la médiation facilitante et des conférences de règlement
  • La neutralité et l’impartialité du processus
  • La non-suspension des délais
  • La participation à une conférence de règlement ou à une médiation est subordonnée à la signature d’un formulaire d’exonération de responsabilité
  • Les parties présentes
  • Les parties à une séance de MARC doivent avoir les pleins pouvoirs de décision
  • Les renseignements sont échangés lors de la médiation ou de la conférence de règlement « sous toutes réserves »
  • Le médiateur ou le membre ne sont pas contraignables à titre de témoin à une autre procédure
  • Le MARC ne se fait pas toujours en personne
• Annexe A : Ce à quoi les parties doivent s’attendre lors d’un processus de médiation facilitante
• Annexe B : Ce à quoi les parties peuvent s’attendre lors d’une conférence de règlement

Introduction

Le Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (le Tribunal) a le pouvoir de statuer sur la question de savoir si des représailles ont été exercées lorsqu’une demande lui est présentée par le commissaire à l’intégrité du secteur public (le commissaire).

Le Tribunal peut trancher la question par la tenue d’une audience. En outre, à titre de maître de sa propre procédure, le Tribunal peut recourir à un mode alternatif de règlement des conflits (MARC) pour régler une demande qui lui est présentée^{Note de bas de page 1}.

Les modèles de MARC revêtent plusieurs formes, mais ils visent un objectif semblable : permettre aux parties d’élaborer conjointement une solution qui soit volontaire et consensuelle, avec l’aide d’une tierce partie neutre. Un avantage clé des MARC est de permettre aux parties de décider par elles-mêmes de la manière de résoudre le conflit. Le MARC est différent d’une audience où le membre du tribunal rend une décision et mets fin au litige. Généralement, le MARC est plus rapide, moins coûteux et tend à être moins contradictoire qu’une audience traditionnelle. Il peut aussi se révéler utile pour circonscrire les questions de droit et de fait, pour analyser les intérêts et les options et pour parvenir à des solutions réalistes et applicables.

La médiation facilitante et les conférences de règlement

En général, le Tribunal peut utiliser les deux modèles de MARC suivants pour tenter de résoudre un différend avant de tenir une audience formelle : la médiation facilitante et les conférences de règlement. Nous vous présentons dans les lignes qui suivent une brève description de chacun des modèles, de leurs qualités distinctes et de leurs différences.

La médiation facilitante

Après la présentation d’une demande au Tribunal et après l’échange de renseignements par les parties au moyen du processus de communication des documents, le Tribunal peut proposer de recourir à la médiation facilitante. Celle-ci est volontaire : elle ne peut pas être imposée aux parties. Ces dernières sont libres de décider si elles veulent ou non recourir à la médiation.

Le médiateur peut être un membre du Tribunal ou, dans certains cas, une personne nommée pour tenir la séance et choisie sur une liste de médiateurs externes. Le médiateur est chargé de faciliter la discussion entre les parties pour les aider à trouver ensemble une solution acceptable au différend, plutôt que de décider quelle est la partie qui a « raison » et quelle est la partie qui a « tort ». Ceci est fait par l’examen des intérêts des parties. Les parties peuvent aussi chercher les options possibles avec l’aide du médiateur. Celui-ci ne « règle » pas les questions litigieuses ni ne porte d’appréciation sur le litige. Il participe au processus en favorisant un dialogue constructif pour parvenir à un règlement du litige.^{Note de bas de page 2}

Il peut se faire que l’une des parties mette fin au processus volontaire de médiation. Dans ce cas, une audience est fixée. Dans certaines situations, le médiateur décide de mettre fin au processus s’il estime que la tentative est vaine ou qu’il y a absence de bonne foi de la part d’un participant.

Bien que le Tribunal offre normalement la médiation une fois que les parties ont échangé les renseignements au moyen du processus de communication de documents, les parties peuvent aussi demander la médiation à n’importe quelle étape de la procédure. Dans ce cas, le Tribunal fournit des services de médiation s’il conclut que la demande est appropriée dans les circonstances.

Voir l’Annexe A : Ce à quoi les parties doivent s’attendre lors d’une conférence de médiation facilitante

Les conférences de règlement

Les conférences de règlement ont lieu peu de temps avant la tenue de l’audience et sont davantage de nature évaluative ou directive. Le membre du Tribunal qui préside la conférence de règlement apprécie les points forts et les points faibles de l’affaire, les chances de succès à une audience et les redressements qui sont susceptibles d’être proposés.

Le Tribunal n’a pas recours à une conférence de règlement dans toutes les causes, mais il peut, dans certaines situations, utiliser son pouvoir discrétionnaire pour la tenir, même si la médiation a échoué. Le Tribunal peut demander aux parties de participer à une conférence de règlement s’il croit que cela serait utile pour régler la demande. Généralement, un membre du Tribunal préside la conférence de règlement. Le membre ne peut pas imposer de règlement. Si la conférence de règlement n’aboutit pas à une entente entre les parties, le membre du Tribunal qui a présidé la conférence de règlement ne pourra pas faire partie de la formation qui entendra la demande.

Dans certaines situations, le membre qui tient la conférence de règlement décide de mettre fin au processus s’il estime que la tentative est vaine ou qu’il y a absence de bonne foi de la part d’un participant.

Voir l’Annexe B : Ce à quoi les parties peuvent s’attendre lors d’une conférence de règlement

Les exigences communes de la médiation facilitante et des conférences de règlement

La médiation facilitante et les conférences de règlement constituent des types de MARC différents. Toutefois, il existe des exigences communes aux deux modèles. Ces exigences sont décrites ci-après.

La neutralité et l’impartialité du processus

Le médiateur ou le membre qui préside la conférence de règlement doit être neutre et impartial et établir les règles de base du processus. Il aide les parties à mieux comprendre leurs positions respectives, ce qui peut par la suite les aider à régler leur différend sans qu’il soit nécessaire de tenir une audience. Il aide les parties à ne pas s’éparpiller, à écouter et à communiquer. Les intérêts respectifs des parties sont examinés ainsi que les options possibles de règlement.

La non-suspension des délais

En règle générale, les délais prévus par les Règles de pratique du Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles ne sont pas suspendus pour des raisons liées à une conférence de règlement ou à une séance de médiation. En d’autres termes, le recours à une conférence de règlement ou à la médiation n’aura pas pour effet de retarder la mise au rôle d’une affaire ou le report d’une audience déjà fixée.

La participation à une conférence de règlement ou à une médiation est subordonnée à la signature d’un formulaire d’exonération de responsabilité

Avant la médiation ou la conférence de règlement, les parties doivent signer un formulaire d’exonération de responsabilité dans lequel elles s’engagent à exonérer le Tribunal de toute responsabilité quant à toute perte, tout dommage, tout préjudice (physique ou psychologique) ou toute dépense qui pourraient découler de leur participation.

Les parties présentes

Les litiges que le Tribunal est appelé à entendre font intervenir plusieurs parties : le fonctionnaire qui a déposé la plainte auprès du Commissariat à l’intégrité du secteur public, le commissaire, qui a présenté la demande au Tribunal, et l’employeur. Dans les demandes où des défendeurs à titre individuel ont été nommés, les défendeurs peuvent également être partie au litige. En outre, d’autres personnes pourraient être ajoutées en tant que parties. Dans le contexte d’une médiation ou d’une conférence de règlement, il peut se faire que la participation de toutes les parties soit exigée.

Les parties à une séance de MARC doivent avoir les pleins pouvoirs de décision

Les parties qui participent à une séance de médiation ou à une conférence de règlement doivent veiller à ce qu’elles aient un accès immédiat à des personnes ayant les pleins pouvoirs de décision pour conclure une entente et convenir de conditions possibles d’un règlement. De préférence, ces personnes doivent être dans la salle. Si elles ne s’y trouvent pas, elles doivent être facilement joignables par téléphone.

Les renseignements sont échangés lors de la médiation ou de la conférence de règlement « sous toutes réserves »

Les renseignements qui sont échangés lors d’une conférence de règlement ou d’une session de médiation le sont « sous toutes réserves ». Dans la majorité des cas, il est demandé aux parties de fournir un « exposé » qui donne un aperçu des questions soulevées par la demande. Les renseignements doivent être traités de manière confidentielle et ne peuvent pas être utilisés plus tard à titre d’éléments de preuve à une audience, à moins qu’ils ne puissent être obtenus ailleurs de façon indépendante.

Le médiateur ou le membre ne sont pas contraignables à titre de témoin dans une autre procédure

Ni le membre qui préside la conférence de règlement ni le médiateur qui mène la séance de médiation ne sont contraignables à titre de témoin dans une autre procédure.

Les MARC ne se font pas toujours en personne

Habituellement, les conférences de règlement et les séances de médiation sont menées avec le membre (qui préside la conférence de règlement) ou le médiateur (qui dirige la séance de médiation) dans la salle et en présence des parties. Il peut aussi se faire que le médiateur ou le membre du Tribunal propose, parce qu’il estime que cela convient mieux, de tenir une rencontre séparée ou de rencontrer chaque partie séparément, pour toute la séance ou pour une partie de celle-ci. La vidéoconférence ou la conférence téléphonique peuvent également être utilisées de temps en temps.

La conclusion d’une séance de MARC

Si les parties arrivent à conclure une entente au moyen d’une séance de médiation ou d’une conférence de règlement, certaines mesures doivent alors être prises. Avec l’aide du médiateur (ou du membre du Tribunal, si l’entente est le résultat d’une conférence de règlement), les parties doivent s’assurer que les clauses de l’entente sont réalisables et réalistes. Elles doivent également déterminer les étapes nécessaires pour s’assurer que le règlement est établi. Les parties officialisent le protocole d’entente dans un document écrit qu’elles devront signer par la suite.

Dans certains cas, la négociation d’une entente peut entraîner une demande au membre désigné présidant la rencontre d’entériner l’entente.

En général, le protocole d’entente est confidentiel. Il ne peut pas être dévoilé sans le consentement de toutes les parties. Toutefois, la Loi reconnaît l’intérêt public en maintenant et en rehaussant la confiance du public dans l’intégrité des fonctionnaires et dans les institutions publiques. Par conséquent, dans certaines situations, les parties pourraient s’entendre que certains termes de l’entente devraient être publics. De plus, le Commissaire ainsi que le Tribunal doivent rapporter qu’une plainte a été réglée par le biais de la médiation.

Lorsque les parties ont conclu une entente de règlement au moyen d’un processus de médiation facilitante et que l’une des parties n’était pas représentée, le protocole d’entente ne devient définitif que sept jours après la date de sa signature afin de permettre à cette partie d’obtenir des conseils juridiques. Le délai d’attente de sept jours ne s’applique pas automatiquement dans la situation où une entente a été conclue au moyen d’une conférence de règlement à laquelle au moins une partie n’était pas représentée.

Si les parties n’arrivent pas à conclure une entente de règlement au moyen d’un MARC, la demande suit son cours et passe à l’étape de l’audience.

Les annexes A et B décrivent en détail ce à quoi les parties doivent s’attendre lors d’un processus de médiation facilitante (Annexe A) et d’une conférence de règlement (Annexe B).

Annexe A : Ce à quoi les parties doivent s’attendre lors d’un processus de médiation facilitante

Survol du processus et des règles de base

• Les parties doivent avoir signé une entente de médiation et peuvent être tenues de produire un « exposé » à l’égard des questions litigieuses.
• La médiation commence généralement par un survol des règles de base et de la nature du processus.
• Les règles de base comportent l’exigence selon laquelle les parties doivent agir de bonne foi et communiquer d’une manière ouverte, honnête et respectueuse.
• Les parties sont appelées à confirmer que les personnes présentes ont le pouvoir de régler la plainte ou qu’elles ont un accès immédiat à une personne ayant un tel pouvoir.
• Le caractère confidentiel du processus est de nouveau porté à la connaissance des parties.

Détermination des questions

• Les parties peuvent être invitées à présenter des remarques préliminaires.
• Les parties expliquent les questions litigieuses selon leurs points de vue respectifs.
• Les parties posent des questions l’une à l’autre et y répondent.
• Le médiateur et les parties examinent les positions des parties.
• Le médiateur et les parties clarifient les questions qui feront l’objet de la discussion.
• Les points communs des parties sont cernés et mis en exergue.

Analyse des intérêts, des options et des solutions

• Les intérêts sous-jacents des parties sont examinés.
• Les parties peuvent se livrer à un remue-méninges créatif et proposer des options possibles.
• Les parties examinent les options et dégagent les solutions acceptables.

Conclusion de la médiation et d’une entente de règlement applicable

Lorsqu’une entente de règlement est conclue :

• Les parties doivent s’assurer qu’une entente est conclue et qu’elle est applicable.
• Les parties déterminent les étapes nécessaires pour la mise en ɶuvre de l’entente.
• Les parties rédigent et signent le protocole d’entente pour officialiser l’entente.
• Le protocole d’entente est confidentiel et son contenu ne peut être dévoilé sans le consentement de toutes les parties (toutefois, dans certains cas, le protocole d’entente pourrait comprendre l’exigence de production d’un document qui sera rendu public plus tard.
• Le Tribunal peut être sollicité pour entériner le protocole d’entente. Dans une telle situation, toutefois, la confidentialité du protocole d’entente peut ne pas être garantie.
• Le protocole d’entente ne devient définitif, si une partie n’est pas représentée, que sept jours suivant la date de sa signature afin de permettre à cette partie d’obtenir des conseils juridiques.
• Le Tribunal clôture le dossier une fois que le protocole d’entente est finalisé.

Lorsqu’une entente de règlement n’est pas conclue :

• Il se pourrait que toutes les parties ne s’accordent pas à l’égard d’une entente : dans ce cas, l’affaire procède à une audition.

Annexe B : Ce à quoi les parties doivent s’attendre lors d’une conférence de règlement

Survol du processus et des règles de base

• Avant la conférence de règlement, les parties doivent examiner et remplir des documents concernant la conférence de règlement et les retourner au Tribunal.
• Il existe une entente relative à la participation à une conférence de règlement, et toutes les parties et leurs représentants doivent la signer et la retourner au Tribunal.
• Le membre désigné pour présider la conférence de règlement communique avec les représentants des parties quelques jours avant la conférence de règlement pour discuter des questions litigieuses et des options possibles.
• La conférence de règlement commence habituellement par un examen des règles de base et de la nature du processus.
• Les parties sont appelées à confirmer que les personnes présentes ont le pouvoir de régler la plainte ou qu’elles ont un accès immédiat à une personne ayant un tel pouvoir.
• Le caractère confidentiel du processus est porté de nouveau à la connaissance des parties.

Détermination des questions de droit et de fait

• Les parties établissent leurs positions.
• Les parties déterminent les questions de fait et de droit à des fins de discussion.
• Le membre qui préside la conférence de règlement détermine les lois, les politiques, les directives et la jurisprudence applicables.
• Le membre qui préside la conférence de règlement clarifie les questions de fait et de droit qui feront l’objet de la discussion.

Analyse des intérêts, des options et des solutions

• Le membre qui préside la conférence de règlement et les parties analysent les intérêts.
• Les parties examinent les options pour dégager des solutions acceptables.
• Le membre qui préside la conférence de règlement examine le fondement factuel et juridique invoqué par les parties (caucus).
• Le membre qui préside la conférence de règlement relève également les forces et les faiblesses de la position de chaque partie (caucus).

Conclusion d’une entente de règlement et d’un règlement applicable

Lorsqu’une entente a été conclue :

• Les parties doivent s’assurer que l’entente est réalisable et durable.
• Les parties doivent déterminer les étapes procédurales à suivre pour la mise en ɶuvre de l’entente.
• Les parties, si elles sont d’accord, officialisent l’entente par la rédaction et la signature d’un protocole d’entente.
• Le protocole d’entente est confidentiel et son contenu ne peut pas être dévoilé sans le consentement de toutes les parties : dans certains cas, toutefois, le protocole d’entente exige la production d’un document public.
• Le Tribunal peut être sollicité pour entériner le protocole d’entente : dans une telle situation, toutefois, la confidentialité du protocole d’entente peut ne pas être garantie;
• Le Tribunal clôture le dossier une fois que le protocole d’entente est finalisé.

Lorsqu’une entente n’a pas été conclue :

• Il se pourrait que toutes les parties ne s’accordent pas à l’égard d’une entente : dans ce cas, l’affaire procède à une audition.